T.C

BEYKOZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Amaç

BİRİNCİ KISIM

Genel Hükümler

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Yasal Dayanak, Tanımlar

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı; Beykoz Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev ve yetkileri ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Kapsam

MADDE 2- (1) Beykoz Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü hizmetlerinin daha verimli ve etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu yönetmelik;

a) 5393 Sayılı Belediye Kanunu,

b) 5216 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,

c) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu,

d) 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu,

e) 1608 Sayılı Belediye Ceza Kanunu,

f) 394 Sayılı Hafta Tatili Kanunu,

g) 4109 Sayılı Asker Ailesi Yardımı Kanunu,

h) 3194 Sayılı İmar Kanunu,

i) 2960 Sayılı Boğaziçi İmar Kanunu,

j) Türk Medeni Kanunu,

k) 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun,

l) Diğer Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklere dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4

Bu yönetmelikte geçen;

a) Belediye Başkanı: Beykoz Belediye Başkanını,

b) Kaymakamlık: Beykoz Kaymakamlığını,

c) Müdür: Yazı İşleri Müdürünü,

d) Valilik: İstanbul Valiliğini,

e) Yönetmelik: Bu Yönetmeliği,

f) Başkanlık: Başkan ve Başkan Yardımcılarını ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Görev, Yetki ve Sorumluluk

Kuruluş

MADDE 5- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü;

a) Müdür,

b) Şef,

c) Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni,

d) Memur,

e) İşçi,

f) Kuryeden oluşur.

Müdür

MADDE 6

a) Müdürlüğü temsil eder.

b) Müdürlükten birinci dereceden sorumludur.

c)  Müdürlük hizmetlerinin verimli etkin bir şekilde yürütülmesini sağlar.

ç) Müdürlüğün Görevleri kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar.

d) Yazı İşleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir.

e) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

g) Başkanlık Makamı atama yaptığı takdirde üye olarak Belediye Encümen toplantılarına katılır.

ğ) Belediye Başkanı ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının verdiği talimatlar ve havale ettiği evrakları, bu yönetmelikte yer alan yetkileri özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürlüğün görevleri

Belediye Meclisi

MADDE 7

a) Belediye Meclisi, 5393 Sayılı Belediye Kanununun 17. maddesine istinaden görev yapmaktadır.

b)  5393 Sayılı Belediye Kanununun 20. maddesine göre tatil kararı aldığı bir ay hariç her ayın ilk haftası toplantı yapar.

c) Müdürlüklerden Başkanlık Oluru alınarak müdürlüğe gelen teklifler Meclise sunulmak üzere gündeme alınır.

ç)  Meclis toplantılarının gündemlerinin hazırlanması, meclis üyelerine sevki ve ilanlarının yasal süreleri içinde yapılmasını sağlar.

d) Meclis toplantısında yapılan konuşmaların tutanaklarının kayda alınmasını, yazılmasını ve arşivlenerek muhafazasını sağlar.

e) Meclis kararlarını yazarak Başkanın onayına sunar, kararların bir suretlerini bilgi için Kaymakamlık Makamına, gereği için ise ilgili birim müdürlüğüne gönderir, varsa onaya tabi kararları onay merciine gönderir.

f) Bütçe ve İmar ile ilgili konularda çıkan kararlar Büyükşehir Belediye Başkanlığına gönderilir. Büyükşehir Belediye Meclisince görüşülüp karara bağlanan meclis kararlarının Belediyemize intikalinden sonra; Kaymakamlık Makamına ve ilgili müdürlüklere yayımı yapılır.

g) Meclis Kararlarının dosyalanmasını, arşivlenmesini ve muhafazasını sağlar. Meclis İhtisas Komisyonlarının raporlarının ve karar özetlerinin yazılmasını ve imzalanmasını sağlar.

ğ) Meclis üyelerinin mal beyanları, puantajları ve diğer özlük haklarıyla ilgili işlemleri yapar.

h) Karar asıllarını dayanak belgeleri ile beraber arşivler ve alınan tüm karar özetlerini belediyenin ilan panosunda süresinde asarak yayınlanmasını ve halka duyurulmasını sağlar.

Belediye Encümeni

MADDE 8-

a) 5393 Sayılı Belediye Kanununun 33. maddesine göre oluşturulan Belediye Encümeni, 5393 Sayılı Belediye Kanununun 34. maddesine göre görev yapar.

b) Her yılbaşında Encümen toplantı gün ve saati yeniden belirlenir ve Encümen bu karara göre toplantılarını düzenler.

c) İlgili Müdürlüklerden Başkanlık oluru alınarak müdürlüğümüze gelen teklifler Encümene sunulmak üzere gündeme alınır.

ç) Gündeme alınan teklif dosyaları incelenir, karara bağlanan teklifler Encümen karar defterine kayıt edilip kararları yazılır.

g) İlgili müdürlüklere zimmet karşılığı gönderilir. Kararların asılları ile yazışmaları dosyalanıp arşivlenir. Encümen üyelerinin aylık ücretlerini ve ödeme emirlerini düzenler.

Genel Evrak

MADDE 9-

a) Başkanlığımıza gelen bütün emir ve yazılar ile Başkanlığımızdan gönderilen emir ve yazılar genel evrak masasından geçer, Başkanlık kuruluşunda bulunan bölümler dış kurumlardan kendi adlarına emir ya da yazı kabul edemezler ve dış kurumlara kendi adlarına yazı gönderemezler.

            b) Genel evrak masasında gelen evrak (tebliğ-gizli evrak), giden evrak, dilekçe, dahili genelge olmak üzere 4 adet kayıt programı bulunmaktadır.

Gelen Evrak: Belediyemize dış kurumlardan gelen evraklar EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)’ne kaydedilerek Başkanlık veya müdür tarafından ilgili birimlere havale edilir ve zimmet karşılığı ilgili birimlere teslimi yapılır ve yine KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi üzerinden dış kurumlardan gelen evraklar EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden otomatik olarak kaydedilerek Başkanlık veya müdür tarafından ilgili birimlere havale edilir, ilgili memur tarafından gereğinin yapılması için ilgili birimlere sistem üzerinden gönderilir.

 

Giden Evrak: Belediyemiz birimlerinden ve müdürlüğümüzden, dış kurumlara ve şahıslara gönderilecek evraklar EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden kayıt edilir, o günkü tarih ile ilgili yerlere gönderilmek üzere zimmetlenerek kuryeye teslim edilir ve ilgili yerlere gönderilir. Ayrıca resmi kurumlara ve vatandaşlara posta yoluyla gönderilecek evraklar EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden kayıtları yapıldıktan sonra Posta Ücret Ödeme Makinesinden geçirilmek suretiyle sevk irsaliyeleri düzenlenerek kuryeyle PTT’ye gönderilir ve yine Belediyemiz birimlerinden dış kurumlara ve şahıslara gönderilecek evraklar KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi üzerinden otomatik olarak kaydedilerek ilgili kurumlara gönderilir.

Dilekçe: Şahıslar ve şirketler tarafından veya posta, faks, e-mail, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta)  yoluyla Başkanlığımıza gelen dilekçeler Başkanlıktan veya müdür tarafından havale edildikten sonra resepsiyon tarafından EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden kaydı yapılarak gereği yapılmak üzere ilgili birimlere vatandaş tarafından elden veya müdürlük tarafından zimmet karşılığı teslim edilir.

Tebliğ: Büyükşehir Belediye Başkanlığından Başkanlığımıza gelen tebliğler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden kaydedilerek, Başkanlık veya müdür tarafından ilgili birimlere havale edilir, evrakın aslı tebliğ dosyasına kaldırılarak, sureti ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim edilir.

Dahili Genelge: Başkanlığımız birimleri tarafından yayınlanması istenen genelgeler; Müdürlüğümüzce hazırlanarak Belediye Başkanının imzasına sunulur, daha sonra EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden kaydedilir ve gereğinin yapılması için ilgili birimlere ve başkan yardımcılarına yine EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden gönderilir.

Gizli Evrak: Gizli kaşesi olan gelen evraklar açılmadan Başkanlık makamına sunulur ve havalesi alınıp,  Gizli deftere kaydı yapıldıktan sonra ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim edilir. Gizli kaşesi olan giden evraklar açılmadan Gizli deftere kaydı yapıldıktan sonra ilgili kurumlara zimmet karşılığı teslim edilir.

 

Evlendirme işlemleri

MADDE 10-

a) Belediyemize evlenme akdi için başvuran şahısların  gerekli evlenme evrakları yasalarda belirtildiği şekilde tamamlattırıldıktan sonra Medeni Kanunun ilgili maddeleri gereğince evlilik akdi yapılıp çiftlere Uluslararası Aile Cüzdanı verilir. Nikâh bitiminde üç nüsha Mernis Evlenme Bildirimi 10 gün içinde İlçe Nüfus Müdürlüğüne gönderilir.

b) Yabancı uyruklu vatandaşların bağlı bulunduğu ülke Konsolosluğundan usulüne göre tanzim ve tasdik edilmiş Bekârlık Belgesi alınıp,  Valilikçe de tasdiklendikten sonra Evlendirme Memurluğumuza müracaatı kabul edilerek aynı şekilde nikâh işlemleri yapılır.

  c)  Belediyemiz sınırlarında oturup da diğer ilçe belediyelerinde nikâh akdi yaptırmak isteyen çiftlere Evlenme İzin Belgesi tanzim edilerek kendilerine verilir.

d) Ayrıca, ilçemiz dışında ikamet edenlerden bağlı bulundukları belediyenin Evlendirme memurluklarından İzin Belgesi getirenlerin nikâh akdi yapılır.

Kurum Arşivi İşlemleri

MADDE 11-

a) Belediyemiz birimlerinin 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkındaki Kanun maddelerine göre yapacakları dosyalama, arşivleme ve imha işlemleri;18.10.20219 tarih ve 30922 sayılı Devlet Arşiv Hizmetleri hakkındaki yönetmelik hükümlerine göre yapılır.

b) Belediyemiz birimlerince; evrak saklama planında sürekli olarak saklanması öngörülen her türlü yazılı ve basılı evrakı, sesli ve görüntülü malzemeyi elektronik kayıtları, mikroformları, harita, plan ve teknik çizimleri, üç boyutlu nesneleri, maketleri ve benzerlerinin ayıklama işleminden sonra ve son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları Kurum Arşivine teslim edilir.

c) Kurum Arşivine teslimi yapılan dosyaların kaydı, saklanması gerektiğinde Müdürlüğüne verilmesi, geri alınması vs. işlemlerini yürütür.

Müdürlüğün yetkisi

MADDE 12-

Yazı İşleri Müdürlüğü yasaların verdiği yetkilere dayanarak Müdürlüğü ilgilendiren Belediye Başkanı tarafından verilen görevleri yasalar ve bu yönetmelik çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün sorumluluğu

MADDE 13-

Yazı İşleri Müdürlüğü yasalarla yapması gereken asli görevlerin koordinasyonunu sağlayıp yapılması gereken işlerin ve evrakların zamanında sonuçlandırılmasını düzenlemekten sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Denetim

 

Denetim ve personel sicilleri

MADDE 14-

a) Yazı İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir. Bu yetkisini Şef ile de kullanabilir.

b) Yazı İşleri Müdürü Devlet Memurları Disiplin Yönetmeliğine göre yetkilerini kullanarak disiplin cezası verir.

c) Müdürlüğün tüm personeli için izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme gibi özlük işlerinin takibi açısından her personel için gölge dosya tutar.

d) Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı olarak görev yapan tüm personelin kanun ve yönetmelikler doğrultusunda disiplinli ve koordineli çalışmasını sağlar ve denetler.

İKİNCİ KISIM

Görev ve Hizmetlerin Yerine Getirilmesi

BİRİNCİ BÖLÜM

Görevin İfası

Görevin alınması (kabulü)

MADDE 15- (1) Müdürlük personeline verilen dosyalar, belgeler ve tüm işler zimmet defterine kayıt yapılarak verilir.

Görevin planlanması

MADDE 16- (1) Müdürlük içi çalışmalar; müdürlük tarafından düzenlenen plan çerçevesinde yürütülür.

Görevin yürütülmesi

MADDE 17-

a) Müdürlüğün tüm personeli kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler ışığında gereken özen ve sürat ile yapmak zorunluluğundadır.

b) Tüm görevliler herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılma durumunda zimmetlerinde bulunan evraklar ve dosyaları son durumları ile birlikte çizelge halinde müdüre teslim eder. Ölüm halinde çizelge ve devir işlemi amir tarafından yapılır.

İKİNCİ BÖLÜM

İşbirliği Koordinasyon

Müdürlük birimleri arasında işbirliği

MADDE 18

 a) Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı şeflikler arasında işbirliği Müdür tarafından sağlanır.

  b) Bir şefliğe bağlı olan personel arasındaki işbirliği şefler tarafından sağlanır.

Başkanlığımız birimleri arasında işbirliği

MADDE 19

 a)  Başkanlığımız birimleri arasındaki işbirliği müdür tarafından yapılır.

 b) Müdürlüğe gelen tüm evraklar şeflikte toplanır, kayıtları yapılır, müdüre iletilir, müdür gerekli havaleyi yaptıktan sonra zimmet defterine işlenerek ilgililere iletilmesini sağlar.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon

MADDE 20

 a) Müdürlüğün Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık ve diğer kurum ve kuruluşlarla yapacağı yazışmalar; memurun imzası, şefin imzası, Müdürün imzası, Başkan Yardımcısının imzası, Belediye Başkanı veya görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 b)  Birimler arası yapılacak yazışmalar; memurun imzası, şefin imzası, müdürün imzası ile yürütülür.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Evraka Yapılacak İşlemler ve Arşivleme

Gelen-giden evraklarla ilgili yapılacak işlemler

MADDE 21-

a)  Müdürlüğe gelen evrakın önce bilgisayar kaydı yapılır, müdür tarafından ilgili personele havale edilir, zimmet karşılığı teslim edilir. Personel evrakın gereğini yerine getirmekle yükümlüdür.

b) Müdürlükten giden evrakın önce bilgisayar kaydı yapılır, ilgili birimlere ve dış kurumlara zimmetle teslim edilir.

 c) Gelen ve giden evraklar havale edilen memurlar tarafından işlemleri yapıldıktan sonra konularına göre dosyalama ve arşivleme işlemleri yapılır.

Personelin görev yetki ve sorumlulukları

MADDE 22-

Şeflerin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.

a) Şefler, Başkanlık, Müdürlük ve diğer amirlerin verdiği görevleri yasalar çerçevesinde eksiksiz ve gecikmesiz olarak yapmakla yükümlüdür.

b) Şefler, işleri organize eder, personeli denetler, görev bölümü yapar, aksaklıkları Müdüre bildirir.

c) Günlük işlerin seyrini takip eder, yapılan tüm yazışmalarda Müdürün onayını veya parafını alır.

 

(2) Memurların görev, yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.

a) Memurlar görevlerini; yasalar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile müdür ve şeflerin emirlerine göre gecikmesiz, eksiksiz ve iş sahiplerine güçlük çıkarmadan yapmakla yükümlüdürler.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler

Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik

Madde 23- (1) Bu Yönetmeliği yürürlüğe girmesiyle birlikte, Belediye Meclisinin 09.01.2015 tarih ve 2015-10 Karar nolu Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

Madde 24- (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

Madde 25- (1) Bu yönetmelik, Beykoz Belediye Meclisince kabul edildikten sonra Belediye Başkanınca uygun bulunup internet sitesinde yayınlanarak yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 26- (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.